Är du produktiv eller effektiv som chef

Är du produktiv eller effektiv som chef?

Bli effektiv som ledarre
Bli effektiv som ledare

Produktivitet & effektivitet är inte samma sak – få tiden att räcka till. Alla har varit i situationer då vi känt oss otillräckliga. Du kan minimera och i vissa fall eliminera dessa stunder.

Produktivitet och effektivitet är två vanliga uttryck inom verksamhetsstyrning och utveckling. Ibland används de synonymt trots att de skiljer sig markant åt.

Produktivitet i sin enklaste form innebär en förmåga att producera något. Produktivitet har i motsats till effektivitet inget att göra med hur du nyttjar dina resurser utan handlar främst om att producerade ett antal enheter. Det kan vara antal kunder en säljare har ringt under dagen eller antal artiklar som tillverkats under en minut, timma eller dygn och så vidare.

Effektivitet har med produktion att göra men fokus ligger på nyttjandet av resurserna snarare än att producera rätt antal av något. Effektivitet handlar om att använda sina resurser och tillgångar på bästa möjliga sätt. Effektivitet mäts genom att beräkna förhållandet mellan det värde en såld/levererad vara har och dess produktionskostnad. Du kan vara väldigt produktiv (producera en mängd enheter av något) men samtidigt ineffektiv (producera utan tanke på resurstillgång).

Det är här vardagseffektiviteten kommer in. Genom att arbeta strukturerat och disciplinerat med dina vardagsaktiviteter blir du effektivare i din produktion och leveranser till verksamheten.

Du har inte tid att ha bråttom, planering är allt…

Planera är att förbereda sig inför kommande utmaningar, uppgifter och åtaganden. Under planeringsprocessen åskådliggörs aktiviteter och händelser som på ena eller andra sättet påverkar din vardag och framtid. Vid planeringen analyserar och väger du olika scenarion och möjligheter för att prioritera och klargöra vad och när något ska exekveras. Planering ökar därför möjligheten till framgång och samtidigt kvalitén på det du utför.

All planering kräver tankeverksamhet, information ska bearbetas och analyseras. Själva tankeverksamheten, processandet ska inte förringas, den ger nämligen upphov till omedvetna och kreativa tankar som många gånger utmynnar i lösningar och nya idéer.

Att ha disciplin att exekvera det som planerats, att ha en tydlig möteskultur (se nästa avsnitt) och att hantera prioriteringar och störningar är alla beståndsdelar i ett arbete med att nå en mer stressfri och effektiv vardag. Vet du med dig att du allt för oftast arbetar långa dagar och till och med helger menar jag att det handlar mer om en dålig prioritering och delegering än att du har för mycket att göra.

Det kan låta banalt men ett första steg mot en hälsosammare och mer effektiv vardag är att faktiskt börja utnyttja hjälpmedel som kalender/filofax, post-it och olika typer av aktivitets och checklistor. För att nå resultat måste verktygen användas på ett kontinuerligt och disciplinerat vis.

Vi människor har en märklig förmåga att agera utifrån andras behov och prioriteringar framför våra egna, vi vill så gärna vara andra till lags. Sluta med det och behandla istället alla dina aktiviteter på ett och samma sätt.

Läs mitt inlägg om hur du blir effektiv i vardagen

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *